Sådan finder i ejendomsservice til en fornuftig pris

Har du fået ansvaret for at finde ejendomsservice eller viceværtsservice til den andels- eller ejerboligforening, du sidder i bestyrelsen for?

Så har vi samlet en masse gode tips til dig, som både sørger for at du får lavet en aftale om ejendomsservice til en fornuftig pris. Og undgår de firmaer, som ender med at give jer problemer på sigt.

Så læs med her, og find den bedste ejendoms- eller viceværtsservice til jeres ejendom.

Få 3 tilbud, gratis og uforpligtende

I gamle dage boede der en tit en vicevært, som tog sig af alle de små vedligeholdelsesopgaver, som jævnligt opstår i en andels- eller ejerboligforening. Og typisk var huslejen en del af betalingen for opgaverne.

Men i dag tjener boligforeningen oftest mere ved at have solgt alle andele og ejerlejligheder i etageejendommen. Og får så i stedet udført vedligeholdelsesopgaverne af en ekstern samarbejdspartner, som tilbyder ejendoms- eller viceværtsservice.

Derfor skal der med jævne mellemrum indhentes nye tilbud på ejendomsservice, hvis bestyrelsen skal sikre sig, at prisen for opgaverne holder sig på et fornuftigt niveau.

Så er den opgave faldet på dine skuldre, fordi du sidder i bestyrelsen for din andels- eller ejerboligforening, har vi samlet en masse gode tips til dig her.

Hvilke firmaer tilbyder ejendomsservice?

Når du skal indhente tilbud på ejendomsservice, skal du have fat i firmaer som f.eks.:

• Dedikerede ejendomsservicefirmaer: Det er firmaer, som tilbyder en bred vifte af tjenester som f.eks. rengøring, affaldshåndtering, snerydning og græsslåning. Og kan håndtere småreparationer, generel bygningsvedligeholdelse og andre løbende vedligeholdelsesopgaver i og omkring ejendommen.
• Dedikerede viceværtsservicefirmaer: Du kan også finde firmaer, som tilbyder både vedligeholdelse og administration af ejendommen. Forskellen er, at de foruden de vedligeholdelsesopgaver der er på henholdsvis bygningerne og udenomsarealerne, også tager sig af de administrative opgaver, som viceværten også tit havde i gamle dage.
• Lokale håndværkerfirmaer: Som f.eks. et lokalt tømrerfirma eller murerfirma kan også nogle gange være interesserede i at byde ind på ejendomsservice. Men eftersom de fleste håndværksfirmaer i dag har rasende travlt, eller tit har specialiseret sig, er det sjældent, at de har lyst til at tage den slags opgaver ind. Men det skader ikke at forsøge, for de tilbyder tit ejendomsservice til billigere priser end de mere dedikerede firmaer. Hvis de altså har tid til det.
• Haveservicefirmaer: Nogle gange kan det også betale sig at opdele ejendomsservicen i det arbejde, der er på bygningerne. Og det, der er med at passe udenomsarealerne. Her kan et lokalt haveservicefirma oftest tilbyde udendørs haveservice til bedre priser end de dedikerede firmaer. Men det kræver selvfølgelig, at du også finder et firma, der har et godt tilbud på vedligeholdelsesopgaverne på ejendommen.

Oftest giver det bedst mening for bestyrelsen, at I finder et firma, som kan stå for alle opgaver omkring vedligeholdelse af bygninger og udenomsarealer. Og måske allerhelst også kan tage sig af de administrative opgaver. Men typisk specialiserer firmaerne sig enten i den fysiske vedligeholdelse og beskæftiger primært håndværkere. Eller i de administrative opgaver, og beskæftiger typisk bogholdere eller andre mere administrativt orienterede fagfolk.

Sådan finder du ejendomsservice til en overkommelig pris

Skal du have et fornuftigt indtryk af, hvad vedligeholdelsen af en ejendom i jeres størrelse koster, skal du som minimum indhente 3 tilbud på ejendomsservice.

Det kræver selvfølgelig, at du kan finde 3 firmaer, som er interesserede i at give tilbud. For mange ejendomsfirmaer er booket helt op, og tager derfor ikke nye kunder ind – medmindre I er store nok til, at det kan betale sig for dem at ansætte flere folk. Eller har specialiseret sig i at vedligeholde bestemte typer af ejendomme.

Derfor ender du nemt med at skulle ringe til væsentligt flere firmaer. Og det værste er næsten, at selv om du har talt med dem, og de måske har været forbi for at give tilbud, har du sjældent noget fornuftigt indtryk af, hvor dygtige og pålidelige de firmaer er, som ender med at give tilbud.

En opdateret vedligeholdelsesplan kan give bedre tilbud på ejendomsservice

En af de måder I kan få ejendomsservice til en bedre pris på, er ved at sørge for at have en opdateret vedligeholdelsesplan. Den kan I præsentere for de firmaer, der skal stå for jeres ejendomsservice i fremtiden.

Det giver firmaerne et bedre indtryk af, hvilke større vedligeholdelsesopgaver der venter lige omkring hjørnet, som de gerne vil have fingrene i.

Samtidig gør en vedligeholdelsesplan det muligt for jeres boligforening at få sparet penge sammen i boligforeningen til de større opgaver.  Derved kommer de ikke til at belaste andelshavernes eller lejlighedsejernes aktuelle privatøkonomi den dag, arbejdet skal udføres. Ligesom der er væsentligt lavere risiko for, at I pludselig stå med en uforudset reparationsopgave, fordi I har glemt at få vedligeholdt en vigtig del af bygningerne.

Dog kan det næsten altid betale sig at holde de største vedligeholdelsesopgaver – som f.eks. udskiftning af taget – ude af ejendomsserviceaftalen. For I kan oftest få et bedre tilbud på den specifikke opgave, end at lade ejendomsservicefirmaet står for arbejdet.

Så har I ikke allerede fået udarbejdet en vedligeholdelsesplan, kan det være en god ide, at få det gjort, før I begynder at indhente tilbud på ejendomsservice. F.eks. ved at indhente tilbud fra en rådgivende ingeniør eller en byggesagkyndig med speciale i vedligeholdelsesplaner.

Hvad kan du forvente, at firmaerne spørger om, når de skal give tilbud på ejendomsservice?

Når du skal indhente tilbud på ejendomsservice fra forskellige firmaer, er det ikke kun vedligeholdelsesplanen, du skal regne med, at de spørger efter.

For skal de udarbejde et præcist og realistisk tilbud, der tager højde for alle relevante forhold, har de også brug for at vide:

• Omfanget af arbejdet: Helt konkret typer opgaver skal der udføres? Og hvor tit skal de enkelte opgaver udføres (dagligt, ugentligt, månedligt eller årligt)?
• Ejendommens størrelse: Hvor stor er ejendommen, både i forhold til areal og antal bygninger, lejligheder og udenomsarealer?
• Hvornår og hvor hurtigt: Skal arbejdet udføres inden for almindelig arbejdstid, eller er der behov for fleksibilitet i form af aften- eller weekendarbejde? F.eks. kan rengøring i beboelsesejendomme foregå inden for almindelig arbejdstid, mens snerydning kræver, at firmaet kan reagere hurtigt på alle tider af døgnet. Og hvor hurtigt kræver I, at de f.eks. kommer ud og salter eller reparerer et smadret vindue?
• Budget og betalingsvilkår: Hvad er det forventede budget for ejendomsservicen? Firmaerne vil sandsynligvis spørge om de økonomiske rammer for at sikre, deres tilbud matcher dine forventninger. Og hvad er foreningens præferencer i forhold til betaling (Fast pris pr. måned eller efter tidsforbrug)?
• Særlige krav og regler: Stiller boligforeningen særlige krav til løsningen af opgaverne? For eksempel krav om miljørigtige rengøringsmidler? Eller er I underlagt særlige regler fra myndigheder eller lokalplaner?
• Særlige krav til udstyr: Har ejendommen særlige forhold, der kræver specialudstyr eller ekspertise, f.eks. særligt udformede tage, tekniske installationer eller ældre bygninger, der kræver forsigtig vedligeholdelse? Eller ønske om brug af støjsvage maskiner til f.eks. græsklipning?
• Særlige behov: Har ejendommen beboere med særlige behov eller følsomheder, f.eks. allergier over for bestemte rengøringsmidler, eller krav om lydløs rengøring på bestemte tidspunkter? Er der behov for nøgleadministration, eller særlige adgangsforhold, der kræver koordinering?
• Eksisterende aftaler: Er der eksisterende leverandører, som de nye firmaer skal koordinere med? Har I f.eks. en aftale med et andet firma om at vedligeholde udenomsarealerne? Hvad er så inkluderet i den aftale. Og hvad er tilbudsgiverens ansvar?
• Eksisterende udstyr: Har ejendommen allerede udstyr, tilbudsgiveren skal bruge, såsom rengøringsmaskiner, fejemaskiner eller andre former for maskinel?
• Forsikringer og ansvar: Har ejendommen specifikke forsikringskrav, som firmaet skal opfylde? F.eks. ansvarsforsikring i tilfælde af uheld eller skader på ejendommen.
• Tidsrammer og varighed af kontrakten: Hvornår starter aftalen, og hvor længe forventes aftalen at vare? Firmaerne vil gerne vide, om det er en kortvarig aftale eller en længerevarende kontrakt. Det kan påvirke prisen og planlægningen.
• Evaluering og kvalitetskontrol: Hvordan vurderer foreningen kvaliteten af det udførte arbejde, hvem udfører tilsynet med kvaliteten, og er der forventninger om regelmæssig feedback eller kontrolrapporter fra firmaet? Eller krav om opfølgende møder eller skriftlige statusrapporter?

Men hensyn til varigheden af serviceaftalen, er det altid en god ide at køre med aftaleperioder på mellem 3 og 5 år. Og derefter køre en ny tilbudsrunde for at få opdaterede priser at holde jeres eksisterende valg af ejendomsservice op imod.

Sådan sikrer du din egen ryg, når du skal indhente tilbud på ejendomsservice

Indhentning af tilbud på større opgaver omkring den ejendom, som du sidder i bestyrelsen på, kan nemt ende med at give dig problemer med anseelsen i både bestyrelsen og blandt de øvrige beboere. Fordi de måske tror, du har fået penge under bordet. Eller ikke har været opgaven voksen.

Det er dog sjældent noget, du hører om med det samme. Men den første gang der bliver problemer med det firma, som bestyrelsen har valgt til at stå for jeres ejendomsservice, kan du roligt regne med at komme til at høre for din rolle i processen.

Derfor er det vigtigt, at du sørger for, at processen er så transparent for alle parter – både i og udenfor bestyrelsen. Og blandt dem, som giver tilbud på opgaven.

Det kræver, at du gemmer al kommunikation og alle dokumenter, som du får i løbet af tilbudsprocessen. Samt altid sørger for, at der er et og gerne to andre bestyrelsesmedlemmer til stede, hver gang der kommer et firma ud for at se på ejendommen, før de giver tilbud. Så er der både flere til at fortælle. Og flere til at høre og se, hvad der sker under rundvisningen.

Er du klar til at gå i gang med at indhente tilbud på ejendomsservice?

Nu skulle du gerne være klædt bedre på til at indhente 3 tilbud på ejendomsservice på Sjælland, Fyn eller i Jylland. Og ved mere om, hvordan du skaber den bedste oplevelse for de involverede parter, og holder din ryg fri gennem hele processen.

Så nu mangler du kun at klikke her: